Вчера уже было, а завтра еще не пришло, поэтому сегодня должно быть центральным элементом управления временем.
Просыпаясь утром, спрашивайте себя:
«Как я собираюсь прожить сегодняшний день?» или
«Какую роль я придаю сегодняшнему дню по сравнению с вчера или завтра?»
Мы часто склонны смотреть назад или вперед и желать того, чего нет.
Поэтому живите сейчас и смотрите на все сейчас и сегодня.
Сегодня - это результат моих действий вчера, причем очень часто результат нас не удовлетворяет и уже нет возможности исправить.
Сегодня - это закладка моего фундамента завтра. И насколько эффективны и продуктивны Вы будете сегодня зависит успех в Вашем завтра. Сегодняшняя работа должна быть хорошо сделана, чтобы завтра было достигнуто согласно Вашим планам.
Планируя Ваш день старайтесь распределить дела по следующим категориям:
ДОЛЖНО быть сделано сегодня
СЛЕДОВАЛО БЫ сделать сегодня
ВОЗМОЖНО сделать сегодня
Наверное, не стоит объяснять, почему Ваши важные дела не должны становиться срочными. "Поспешишь - людей насмешишь", - гласит народная мудрость.
Президент Эйзенхауэр добавил бы к этому, что авралы приводят к постоянному стрессу, в результате которого человек может попросту "сгореть" на работе.
С большим сомнением опытные тайм-менеджеры относятся и к ценности "Срочных - Не важных" дел (чтению корреспонденции, некоторым собраниям и прочим делам, не относящимся к основной работе).
Избыток таких занятий приводит к тому, что Вы не успеваете выполнить в отведенное время основные задачи, работаете в условиях постоянного кризиса и наносите вред своей репутации.
Президент Эйзенхауэр добавил бы к этому, что авралы приводят к постоянному стрессу, в результате которого человек может попросту "сгореть" на работе.
С большим сомнением опытные тайм-менеджеры относятся и к ценности "Срочных - Не важных" дел (чтению корреспонденции, некоторым собраниям и прочим делам, не относящимся к основной работе).
Избыток таких занятий приводит к тому, что Вы не успеваете выполнить в отведенное время основные задачи, работаете в условиях постоянного кризиса и наносите вред своей репутации.
Сосредоточьте основное внимание на квадрате "Важно - Не срочно". Умело распорядиться своим временем -значит, привести основную массу дел в соответствие с этими характеристиками.
К важным, но не срочным делам можно отнести организацию Вашей личной работы и работы Вашей организации, поиск новых направлений,развитие бизнеса, развитие людей Вашей организации - словом, все то, что определяет крупный успех.
Ориентируясь на постановку и выполнение "Важных - Не срочных" задач, Вы выполняете работу к точно назначенному сроку, располагаете временем, чтобы контролировать и анализировать результаты, а главное - живете в удобном Вам темпе, не испытывая необходимости спешить и ограничивать себя в отдыхе. Словом - Вы управляете своим временем, а не оно управляет Вами.
Не пишите, что Вам нужно сделать - пишите, чего Вы намерены достичь в результате.
ОБЫЧНО:
- позвонить Петру Петровичу,
- переговорить с Марией Петровной,
- провести Д.К.
Лучше:
- договориться с Петром Петровичем о встрече завтра,
- узнать у Марии Петровны ее приоритеты,
- на Д.К. собрать заявления на промоушен «Бизнес без границ» у партнеров
САМОКОНТРОЛЬ:
Брать вчерашний план дня и любимым цветом отмечать результато-ориентированные формулировки
Нелюбимым цветом – «плохие» формулировки.
Делегируйте!
Делегирование, или перепоручение задач – верное средство в борьбе с нехваткой времени. Если человек, которому Вы собираетесь перепоручить задачу, амбициозный и творческий - достаточно объяснить ему цель и хорошо его мотивировать. Если перед Вами грамотный исполнитель, ознакомьте его со всеми этапами работы и проверяйте результат на каждом этапе.
Делегировать можно:
- подготовку к мероприятию,
- выступления и мастер-классы,
- проведение презентации.
Делегировать нельзя:
- определение стратегических целей
- критику и дисциплинарные меры
- срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и контроля
- конфиденциальные задачи.
Вместе с делегированием задачи, передайте доступную Вам информацию и другие средства для ее выполнения. И помните, что делегирование - обоюдовыгодный процесс, ведь тот, кому Вы поручаете "лидерское" дело, растет как в личном, так и в профессиональном отношении.
Возможно - и это абсолютно естественно - что всего объема запланированного к назначенному сроку Вы не одолеете. И здесь проявится еще одно преимущество тайм-менеджмента - Вы перенесете невыполненные дела на будущее, не потеряв при этом ни одной задачи.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.
Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.
Общая рекомендация: оставлять около 25% рабочего времени на незапланированные дела.
При написании планов на день рекомендую между запланированными делами оставлять «промежутки».
Для наглядности здесь можно привести аналогию с «льдинками», плывущими по узкому каналу. Если льдинки находятся «встык», то, если какая-то из льдинок «сдвинется» (Вы или ваши коллеги опаздывают, предыдущая встреча заняла больше времени, чем запланировано, из-за пробок Вы прибываете в офис к десяти), то остальным «льдинкам» приходится либо «сдвинуться» вниз по течению (т.е. Ваш рабочий день закончится очень поздно), либо «разрушатся», т.е. перейдут на следующий день, который тоже может быть уже забит на 100%. И многие дела так и останутся невыполненными.
Если же между «льдинками» есть зазоры, то «сдвинувшая льдинка» немного подвинет следующие, но, благодаря свободному пространству, всем «льдинками» хватит места.
И в заключение предлагаю небольшой фрагмент из книги Фрэнка Бэтджера «Удачливый торговец.»
«Однажды эксперт по эффективности Айви Ли беседовал с Чарльзом Швабом, президентом сталелитейной компании «Вифлеем». Ли обрисовал Швабу услуги своей организации и закончил словами:
Наша служба поможет Вам лучше управлять.
Черт, — сказал Шваб, — я и теперь управляю не хуже, чем хотелось бы. Нам нужно не "знать", а "уметь"; не знание, а дело!
Если б Вы могли заставить нас делать дела так, как мы должны их делать, я с удовольствием выслушаю Вас и заплачу Вам столько, сколько попросите!
Отлично! — ответил Ли. — За двадцать минут я могу рассказать Вам кое о чем, что повысит эффективность Ваших действий по крайней мере на 50%.
О'кей, — согласился Шваб, — валяйте. У меня как раз столько осталось до отхода поезда.
Ли вручил мистеру Швабу чистый лист из блокнота и сказал:
Напишите здесь шесть Ваших самых важных дел на завтра.
На это ушло около трех минут.
Теперь, — сказал Ли, — пронумеруйте их по мере их значимости.
На это у Шваба ушло пять минут.
Теперь, — сказал Ли, — положите листок в карман и завтра утром первым делом посмотрите на первый пункт и работайте над ним до тех пор, пока не выполните. Потом точно так же займитесь вторым пунктом, потом третьим и так далее.
Занимайтесь этим до конца рабочего дня. Не волнуйтесь, если выполните только одно или два задания. Ведь Вы будете заниматься самыми важными из них. Остальные могут подождать.
Если Вы не сможете расправиться со всеми делами по этой методике, то не сможете и ни по какой другой, а без системы Вы бы и не определили, какое из них — самое важное дело.
Делайте так каждый день. После того как убедитесь в правильности этой системы, заставьте подчиненных попробовать ее. Пробуйте, пока не надоест, а потом пришлите мне чек на сумму, которую считаете нужной.
Вся беседа длилась около тридцати минут. Через несколько недель Шваб послал Ли чек на 25 тысяч долларов с письмом, в котором сообщал, что это был самый прибыльный урок в денежном отношении за всю его жизнь!
Через пять лет этот план во многом помог превратиться неизвестной сталелитейной компании «Вифлеем» в крупнейшего независимого производителя стали в мире! И он помог Чарльзу Швабу заработать сто миллионов долларов и стать самым известным сталепромышленником мира!»
УСПЕХА!!!
Вам понравилась статья? Хотите получать приглашения на эксклюзивные бесплатные семинары?
Тогда подпишитесь на новости блога.
Кстати, всем своим подписчикам я высылаю периодически эксклюзивную информацию, которую я НЕ выставляю на блоге. Подписывайтесь сейчас!
Как только нажмете на кнопку ПОЛУЧИТЬ, сразу посмотрите свою электронную почту, там вам пришло письмо с просьбой подтвердить подписку от службы SmartResponder. Подтвердите подписку.
Комментариев нет:
Отправить комментарий