Планирование. Управление временем

Сегодня я хочу поговорить с Вами о основных методах управления временем.

Первый метод – это Метод Эйзенхауэра.

Безупречный инструмент планирования времени изобрел генерал Эйзенхауэр - 34-й Президент США.

Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям — важности и срочности.

• Задачи А. Важные и срочные.

Например ситуации, требующие Ваших неотлагательных действий или принятия решения, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.

• Задачи Б. Важные и несрочные.

Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.

• Задачи В. Неважные и срочные.

Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к Вашим непосредственным обязанностям и т. п. По возможности от таких просьб следует отказываться или делегировать.

• Задачи Г. Неважные и несрочные.

Это мелочи, отнимающие время (перекуры, социальные сети, «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. – «поглотители времени»). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Одним из важных моментов в этом методе управления временем является умение различить главные и второстепенные задачи. В первые несколько дней это будет особенно тяжело.

Но преодолев период адаптации (около недели), Вы прочувствуете преимущества данного метода и забудете что такое аврал. Вы увидите, что задачи из категории «А» выполняются, при этом освобождается время для задач категории «Б». Вы сможете спокойно сфокусироваться на самом важном, начав активно делегировать задачи группы «В», при этом резко сократив время, или вообще отказавшись, от «поглотителей времени» из категории задач «Г».

Второй метод – это Принцип Парето

Эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата».

В приложении к управлению временем это правило звучит так: 20 % дел (и затраченного времени) дают 80 % результатов; 80 % дел (и затраченного времени) дают 20 % результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20 % дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора – сказал Авраам Линкольн. Отсюда вытекает вопрос: «Вы хотите махать топором 9 или 3 часа, получив при этом идентичный результат – одно срубленное дерево?»

Научившись правильно распределять усилия, Вы можете экономить значительные ресурсы для других дел.

Согласно принципу Парето, подтвержденному количественными исследованиями в самых различных сферах жизни, известно что:

• 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств

• 20% преступников совершают 80% преступлений

• 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия

• 20% клиентов определяют 80% доходов компании.

• 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы

• 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки

• 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Третий метод – это Диаграмма Ганта.

Диаграмма Ганта — это один из самых удобных и популярных способов управления временем для достижения целей.

Каждая линия в диаграмме представляет план действий, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.

Диаграмма может использоваться для отметки текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».

Диаграмма Ганта дает возможность:

-Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

-Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

-Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На рисунке отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.

Четвертый метод – это Хронометраж.

Хронометраж— это метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий.

Мы часто склонны смотреть назад или вперед . Этот метод позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» прошедшего времени, выявить «поглотителей времени», с тем чтобы учесть промахи и более эффективно строить свое сегодня и завтра. 

Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель. На что уходит наше время.

Пятый метод – это Getting Things Done(сокращённо — GTD).

Getting Things Done (переводится «как привести дела в порядок» или «как доводить дела до конца») — метод тайм-менеджмента, созданный Дэвидом Алленом и описанный в одноимённой книге.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. Таким образом, разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач.

Автор предлагает для реализации контроля и виденья использовать три базовых модели:

• управление рабочим процессом

Используется для того, чтобы взять под контроль все задачи и поручения.

• 6-уровневая модель обзора работы

Рекомендуется еженедельный обзор по различным уровням – от «текущих дел» до «жизни». Виденье, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами.

• естественный метод планирования

Основывается на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с тем, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы.

В построении своего доходного бизнеса или достижении успеха в жизни Вы можете использовать или один или сразу несколько из перечисленных методов. Сегодня мы знаем или слышали о многих успешных людях, которые используют различные методы – и очень часто эти методы бывают противоположными. Но несмотря на это они достигают своих целей и двигаются дальше к новым вершинам. Чего и Вам желаю!







Вам понравилась статья? Хотите получать  приглашения  на эксклюзивные бесплатные семинары? 

Тогда подпишитесь на новости блога.  

Кстати, всем своим подписчикам я высылаю периодически эксклюзивную  информацию, которую я НЕ выставляю на блоге. Подписывайтесь сейчас!  

Как только нажмете на кнопку ПОЛУЧИТЬ, сразу посмотрите свою электронную почту, там вам пришло письмо с просьбой подтвердить подписку от службы SmartResponder. Подтвердите подписку.